Microsoft Outlook ist nicht nur eines der am häufigsten verwendeten E-Mail-Programme – die Software bietet auch umfangreiche Groupware-Funktionen zur Verwaltung von Kontakten, Aufgaben und Terminen.
Viele Unternehmen vertrauen auf Outlook Calendar, um die Zusammenarbeit zu organisieren oder Kundentermine zu vereinbaren. Die kollaborative Planung ist besonders komfortabel, da die Mitarbeiter auf die Kalender ihrer Kunden zugreifen können. Hier erfahren sie wie sie kalender freigeben outlook 2010 und wie Sie Kollegen Kalender senden. Dies geschieht über Outlook Kalender Release, d.h. verschiedene Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens können an Plänen zusammenarbeiten, ebenso wie Kunden, Geschäftspartner und externe Dienstleister.
Während Microsoft Office 365 verschiedene Office-Anwendungen als Online-Dienst in der Cloud anbietet, ist Outlook eine lokal installierte Desktop-Anwendung. In der Privatwirtschaft wird es hauptsächlich als E-Mail-Programm verwendet, das es Benutzern ermöglicht, verschiedene E-Mail-Konten über dieselbe Benutzeroberfläche zu verwalten. Innerhalb eines Unternehmens fungiert Outlook jedoch in der Regel als Client-Programm für den Microsoft Exchange Server, ein zentrales Repository für E-Mails, Termine und Aufgaben.
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zu den verschiedenen Freigabefunktionen der Outlook-Desktopanwendung sowie zum Office 365 App-Kalender.
Kalenderfreigabe in Outlook 2016 und 2013
Wenn Sie Outlook 2016 oder 2013 verwenden, haben Sie die folgenden Möglichkeiten, anderen den Zugriff auf Ihre Kalenderinformationen zu ermöglichen:
Teilen Sie den Outlook-Kalender als Schnappschuss.
Teilen Sie den Outlook-Kalender (nur in Kombination mit einem Exchange-Server).
Hinweis
Der folgende Screenshot wurde mit Outlook 2013 erstellt.
Teilen des Outlook-Kalenders als Snapshot
Unabhängig davon, wie Outlook in Ihrem Zuhause oder Unternehmen verwendet wird, können Sie mit der Desktop-Anwendung einen Schnappschuss Ihres Kalenders per E-Mail versenden. Führen Sie diese Schritte aus:
Wählen Sie die Kalenderansicht: Klicken Sie auf die Registerkarte „Kalender“ in der Fußleiste Ihres Outlook-Anwendungsfensters.
Ausblick: Kalenderansicht für eine Arbeitswoche
Outlook bietet verschiedene Ansichten für verschiedene Funktionen, wie E-Mail, Kalender, Personen und Aufgaben.
Hinweis
Die Freigabe des Outlook-Kalenders ist nicht nur auf den Standardkalender beschränkt, der automatisch in jedem Outlook-Profil generiert wird. Erstellen Sie so viele Kalender, wie Sie möchten, und teilen Sie sie bei Bedarf mit verschiedenen Personen.
Klicken Sie auf „Kalender per E-Mail versenden“: Wählen Sie die Registerkarte „Start“ in der Symbolleiste und klicken Sie auf „Kalender per E-Mail versenden“.
Microsoft Outlook: Ansicht der Kalendersymbolleiste in der Registerkarte „Start“.
Gehen Sie auf die Registerkarte „Start“, und Sie finden im Feld „Share“ verschiedene Funktionen, um Ihren Outlook-Kalender freizugeben.
Es öffnet sich ein Fenster für eine neue Nachricht und das Dialogfenster „Kalender per E-Mail senden“ erscheint.
Freigeben von Kalendern in älteren Versionen von Outlook
Auch ältere Versionen des E-Mail- und Groupware-Programms von Outlook ermöglichen es Ihnen, Kalenderinformationen mit anderen Personen zu teilen.
Microsoft gestaltet die Desktop-Anwendungsoberfläche bei jeder Veröffentlichung einer neuen Version des Programms grundlegend neu. Die Funktion „Kalender teilen“ ist jedoch in jeder Outlook-Version ab 2007 verfügbar. Voraussetzung ist, dass die Software in Kombination mit einem Exchange-Server verwendet wird. Wir haben die Klickpfade für die Freigabe des Standardkalenders in Outlook 2007 und Outlook 2010 unten zusammengefasst.
Teilen eines Kalenders in Outlook 2010
Klicken Sie im Navigationsbereich auf der rechten Seite auf die Schaltfläche „Kalender“, um in die Kalenderansicht zu wechseln.
Wechseln Sie über die Menüleiste zur Registerkarte „Ordner“.
Klicken Sie auf „Kalender teilen“.
Vergewissern Sie sich, dass die Ordneroption „Empfänger zur Ansicht Ihres Kalenders zulassen“ aktiviert ist.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Vervollständigen Sie bei Bedarf die Einladung zur Freigabe, indem Sie der E-Mail eine persönliche Notiz hinzufügen.
Klicken Sie auf „Senden“.
Freigabeoptionen in Outlook 2007
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalender“ auf der rechten Seite der Navigationsleiste, um in die Kalenderansicht zu wechseln.
Wählen Sie unter „Meine Kalender“ den Standardkalender mit dem Namen „Kalender“ aus. In der Navigationsleiste werden sieben blaue Links angezeigt, mit denen Sie verschiedene Aktionen durchführen können.
Wählen Sie den Link „Share Calendar“. Outlook 2007 öffnet ein neues Nachrichtenfenster und hängt die Einladung zur Freigabe an.
Vergewissern Sie sich, dass die Ordneroption „Empfänger zur Ansicht Ihres Kalenders zulassen“ aktiviert ist.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Füllen Sie ggf. die Freigabeeinladung mit einer persönlichen Notiz in der E-Mail aus.
Klicken Sie auf „Senden“.
In beiden Versionen von Outlook enthält die Freigabe Einladung die Kalenderinformationen als .ics-Datei. Auf diese Weise kann der Empfänger den freigegebenen Kalender zu seiner eigenen Outlook-Kalenderliste hinzufügen. Hinweis: ICS-Dateien werden nur in Outlook 2007 unterstützt.
Mit Outlook 2007 und 2010 ist es auch möglich, Kalenderanteile über die Schaltfläche „Kalenderberechtigungen“ anzupassen oder zu deaktivieren.
Teilen eines Kalenders in Microsoft Office 356
Nutzen Sie Mail- und Kalenderfunktionen in Office 365, dem Online-Service? Dann können Sie Kalenderinformationen ganz einfach mit dem von Microsoft gehosteten Exchange-Server austauschen. Benutzen Sie einfach die „Share“-Funktion der Kalender-Webanwendung.
Öffnen Sie Office 365 und wählen Sie die Kalenderanwendung: Melden Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto bei Office 365 an und wählen Sie die Web-App „Kalender“. Die Anwendung startet in einem neuen Browserfenster.
Office 365 Homepage.
Die Homepage von SaaS Office 365.
Wählen Sie „Freigabe“: Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion „Freigabe“.
Office 365 Kalender
Die Kalenderanwendung bietet Office 365-Benutzern die Outlook-Kalenderfunktionen, jedoch als Webanwendung.
Empfänger auswählen: Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus, indem Sie seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse in die Suchleiste eingeben.
Bei Bedarf können Sie mit Office 365 Kalenderinformationen an alle Personen weitergeben, die E-Mail-Konten in Ihrer Office 365-Domäne haben. Alle diese Konten sind unter „Meine Organisation“ zusammengefasst. In diesem Fall stellt der Office 365 Exchange Server eine sichere Verbindung zwischen den Konten Ihrer Domain her.
Office 365: Kalender-App-Sharing-Optionen.
Office 365 verwendet einen von Microsoft gehosteten Exchange-Server, auf dem Sie Kalenderinformationen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens austauschen können.
Wählen Sie den Detaillierungsgrad, den Sie freigeben möchten: Verwenden Sie die folgenden Detaillierungsstufen, um auszuwählen, wie viele Kalenderinformationen Sie freigeben möchten.
„Kann zeigen, wann ich beschäftigt bin“ (nur Verfügbarkeit).
„Kann Namen und Orte anzeigen“ (eingeschränkte Details).
„Kann alle Details anzeigen“ (alle Details).
Die gewählte Detaillierungsstufe kann jederzeit an einen Kalender angepasst werden, der zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben werden soll.
Office 365: Detaillierungsstufen für den Informationsaustausch.
Die Kalenderanwendung bietet die gleichen Detaillierungsstufen für die Freigabe von Kalenderinformationen wie die Outlook-Desktopanwendung, ändert aber den Namen.
Genehmigungseinladung senden: Klicken Sie auf „Teilen“, um eine E-Mail mit der Einladung zum Teilen zu senden.
Der Empfänger hat die Möglichkeit, den freigegebenen Kalender online anzusehen oder über eine URL als ICS-Datei herunterzuladen und dann in Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm zur persönlichen Kalenderansicht hinzuzufügen.
